Ubiliz vous donne la possibilité d’élargir votre catalogue d’offres en proposant des évènements groupés et sessions réservables depuis votre boutique.
On vous explique comment créer vos sessions / évènements groupés et les mettre en ligne sur votre boutique.
Qu’est ce qu’une session / évènement groupé ?
Une session / évènement groupé regroupe tous les types d’expériences à vivre, réservables sur une ou plusieurs dates précises, avec un nombre limité de participants.
Voici quelques exemples d'ateliers :
Cours de cuisine, de pâtisserie ...
Dégustation de vins, spiritueux...
Apprenez à faire vos cocktails
Atelier de conception de parfum
Apprenez à créer votre poterie...
Pourquoi proposer vos sessions / évènements groupés avec Ubiliz ?
En activant la réservation de sessions et d'évènements groupés avec Ubiliz, vous bénéficiez d’un temps de gestion considérablement réduit grâce une gestion automatisée des réservations et des paiements.
De plus, vous améliorez le parcours et la satisfaction client puisque vos clients peuvent recevoir une confirmation immédiate de leur réservation sans action requise de votre part.
Les sessions / évènements groupés sont également un formidable outil pour faire (re)découvrir votre établissement sous un autre angle et dynamiser vos périodes creuses en créant des rendez-vous uniques et exclusifs.
Vous avez un bar/restaurant et souhaitez dynamiser les journées les plus creuses ? Proposez des sessions de dégustions en groupe pour faire découvrir votre cave.
Proposez des Masterclass “Cours de cuisine” avec votre chef pour quelques heureux élus.
Créez des événements spéciaux ou rendez-vous uniques autour de votre établissement avec des journées/ soirées thématiques et utilisez votre boutique Ubiliz pour gérer vos communications et prises de réservations.
Comment créer ma session / évènement groupé
Avant toute chose, il est essentiel de définir les contours de votre offre :
-Quel est le thème de mon évènement ?
-Mon évènement a t’il une récurrence chaque semaine ou s’agit-il d’un évènement spécial avec une/des date(s) fixe(s) prédéterminée(s) ?
-Quels sont mes créneaux de réservation ?
-Quelle est ma capacité maximum de participants pour chaque session / évènement ?
Une fois les contours de vos offres définies, la création de votre offre est semblable à celle de vos autres offres :
1- Rendez-vous dans votre catalogue d’offres et sélectionnez “Session / évènement groupé”
2- Rendez votre offre réservable
Afin de rendre vos sessions et évènements réservables, cochez la case “À réserver directement”
3-Paramétrez votre offre
Comme pour tous les autres types de prestations, définissez votre offre avec un titre accrocheur et distinct, une description précise et vos tarifs.
4-Définissez vos périodes, durées et créneaux disponibles
Cette étape permet de caler les modalités de réservation et de faire en sorte que votre planning soit le mieux géré possible.
Vous paramétrez :
-La durée de vos sessions / évènements groupés
-Les jours d’utilisation et les horaires disponibles
-Le nombre maximum de personnes par créneau
-La période maximale pendant laquelle un créneau pourra être réservé
-La période minimale pendant laquelle un créneau pourra être réservé
Votre établissement est fermé et vous souhaitez exclure certains créneaux, aucun problème, ceci est possible !
Il vous suffit de remplir vos créneaux d'exclusion :
5-Choisissez le mode de réservation qui vous convient le mieux :
2 Modes de réservation sont possibles pour vos sessions / évènements privés :
1/ Réservation Ferme : Avec cette option, la réservation est automatiquement validée dans votre planning lorsque le client soumet sa réservation. Un paiement en ligne sera demandé au client au moment de la réservation pour valider son créneau.
Avantage majeur de ce mode de réservation : grâce au paiement prélevé en amont, le risque de no-show est considérablement réduit. Autre avantage : un temps de gestion réduit pour vos équipes.
2/ Demande de réservation : Ici la réservation n’est validée qu’après validation de votre part. Lorsque le client envoie sa demande, un email vous est envoyé et il vous convient alors de valider (ou refuser) la demande de réservation en fonction de vos disponibilités.
Attention : En mode “Demande de réservation”, aucun paiement n’est demandé au client pour valider sa réservation. Le paiement n’est pas géré par Ubiliz, et se fera donc sur place auprès de vos équipes.
6-Paramétrez vos emails de rappel pour vos clients
Pour éviter le risque de no-show, pensez à paramétrer vos emails de notification clients : ils pourront alors recevoir un email de rappel de votre part avant la date de l’évènement, aucun risque d’oubli pour vos clients !
> Paramètres
Vos sessions et évènements groupés sont prêts à être mis en ligne, c’est à vous de jouer !
Découvrez maintenant comment gérer votre Planning session / évènement groupé ici.