Une fois votre boutique Ubiliz parfaitement connectée à votre PMS Mews, vos ventes de bons cadeaux se grefferont automatiquement dans vos PMS et les réservations seront elles aussi automatisées. Résultats : un gain de temps considérable et une comptabilité optimisée !
Sommaire
Vente d'un bon cadeau via votre boutique Ubiliz - Avec constatation du chiffre d'affaires au moment de la vente
Ventes en ligne
Lors d'une vente d'un bon cadeau via votre boutique en ligne, Ubiliz envoie directement les détails de cette vente dans votre PMS Mews, sans action requise de votre part.
Voici les informations qui sont envoyées et créées automatiquement dans Mews lors d'une vente en ligne :
Création d'un profil client acheteur : Ce profil reprend les informations renseignées par le client lors de son achat. (sauf si ce dernier existe déjà, dans ce cas, nous empêchons la création d'un doublon pour une base claire et un historique précis)
Création d'une facture au nom du client acheteur : Cette facture reprend tous les produits qui composent le bon cadeau acheté et les TVA correspondantes.
💡Découvrez comment paramétrer vos produits dans notre guide Procédure de connexion Mews X Ubiliz
💡Pour faciliter votre recherche, le titre de la facture créée dans Mews reprend le code unique du bon cadeau, puis le nom de l'offre concernée. Exemple : XXXXX - Séjour sur-mesure - Chambre supérieure
Enregistrement d'un paiement, sous Paiement externe/ Paiement en ligne : Le paiement effectué par le client s'enregistre dans vos paiements Mews.
Enregistrement de la vente en négatif dans le Paymaster dédié à Ubiliz : Lors de la réservation, cette vente en négatif sera automatiquement transférée sur la facture du client bénéficiaire afin de solder la facture.
Ventes au comptoir
Lors d'une vente au comptoir, le paiement n'est pas effectué en ligne sur votre boutique. Il est encaissé directement sur place, via vos propres méthodes de paiement. Ubiliz ne peut donc pas envoyer automatiquement ce paiement effectué sur place dans Mews. Il vous faudra donc enregistrer manuellement le paiement dans Mews.
Voici les informations envoyées automatiquement dans Mews lors d'une vente au comptoir :
Création d'un profil client acheteur : Ce profil reprend les informations renseignées par le client lors de son achat (sauf si ce dernier existe déjà, dans ce cas, nous empêchons la création d'un doublon pour une base claire et un historique précis)
Création d'une facture au nom du client acheteur : Cette facture reprend les produits paramétrés qui correspondent au bon cadeau acheté
Attention, ne s'agissant pas d'un paiement en ligne, le paiement n'est pas enregistré automatiquement dans Mews. Il vous appartiendra donc de créer un paiement dans Mews afin de l'associer à la vente.
💡A noter : Lors de la vente d'un bon cadeau, et selon les règles de l'administration fiscale, le chiffre d'affaires est enregistré au moment de la vente du bon cadeau.
Réservation d'un bon cadeau/ carte cadeau Ubiliz
Lors de sa réservation, le client bénéficiaire du bon cadeau sera automatiquement redirigé vers le planning Ubiliz connecté à vos disponibilités en temps réel.
Il pourra ainsi choisir la date de son choix, ses options complémentaires (si vous en proposez) et faire sa réservation en ligne. Aucune action de votre part n'est requise lors de la réservation du bénéficiaire : une fois la réservation faite, celle-ci s'enregistre automatiquement dans Mews et vient bloquer la bonne catégorie de chambre disponible pour son bon.
Voici les informations envoyées dans Mews lors d'une réservation effectuée via un bon cadeau Ubiliz :
Création d'un profil client pour le bénéficiaire du bon cadeau (Si celui-ci n'existe pas déjà)
Création d'une facture ouverte pour le bénéficiaire. Cette facture reprend :
Les produits liés au bon cadeau
Le paiement enregistré en négatif dans le Paymaster. De cette manière, le paiement du Paymaster vient neutraliser le montant de la facture afin que celle-ci ait un solde à 0€. Cette action est automatique.
Utilisation d'un bon/ carte cadeau dans votre établissement
Une fois le client bénéficiaire chez vous, il ne vous restera qu'à rechercher sa facture (en recherchant le nom du client dans Mews).
Le Paymaster ayant permis de neutraliser le paiement, cette facture a donc un montant à 0€ et il ne vous restera qu'à rajouter les éventuels services consommés en complément sur place.
Le bon sera marqué automatiquement comme 'utilisé' dans votre espace Ubiliz une fois la date de réservation passée.
Vente d'un bon ou d'une carte cadeau - SANS constatation du CA au moment de la vente
Si vous souhaitez que la constatation du chiffre d'affaires se fasse uniquement au moment de la consommation du bon cadeau (de l'exploitation), voici l
Ventes en ligne
Voici les informations qui sont envoyées et créées automatiquement dans Mews lors d'une vente en ligne :
Création d'un profil client acheteur : Ce profil reprend les informations renseignées par le client lors de son achat (sauf si ce dernier existe déjà, dans ce cas, nous empêchons la création d'un doublon pour une base claire et un historique précis).
Création d'une facture au nom du client acheteur : cette facture est vide et contient uniquement le paiement (Il n'y a pas de produits associés et donc pas de TVA) . La facture est ouverte.
💡Pour faciliter votre recherche, le titre de la facture enregistrée dans Mews reprend le code unique du bon cadeau, puis le nom de l'offre concernée : XXXXX - Carte cadeau
Enregistrement d'un paiement, sous Paiement externe/ Paiement en ligne : Le paiement effectué par le client s'enregistre dans vos paiements Mews.
Ventes au comptoir
Lors d'une vente au comptoir, le paiement n'est pas effectué en ligne sur votre boutique, mais est encaissé directement sur place, via vos propres méthodes de paiement. Voici donc les informations envoyées dans Mews :
Création d'un profil client acheteur : Ce profil reprend les informations renseignées par le client lors de son achat (sauf si ce dernier existe déjà, dans ce cas, nous empêchons la création d'un doublon pour une base claire et un historique précis).
Création d'une facture au nom du client acheteur.
Attention, ne s'agissant pas d'un paiement en ligne, le paiement n'est pas enregistré automatiquement dans Mews. Il vous appartiendra donc de créer un paiement dans Mews afin de l'associer à la vente.
Réservation d'un bon cadeau/ carte cadeau Ubiliz
Lorsque le client bénéficiaire fait sa réservation en ligne via son bon/carte cadeau, celle-ci s'enregistre automatiquement dans Mews et vient bloquer la bonne catégorie de chambre disponible.
Voici les informations envoyées dans Mews lors d'une réservation effectuée via une carte cadeau Ubiliz :
Création d'un profil client pour le bénéficiaire du bon cadeau (sauf si ce dernier existe déjà, dans ce cas, nous empêchons la création d'un doublon pour une base claire et un historique précis).
Création d'une facture ouverte pour le bénéficiaire : Attention, afin que la facture soit soldée, il est impératif pour vos équipes en interne d'associer la facture du client acheteur à la facture du client bénéficiaire afin de transverser le paiement sur la facture finale.
Utilisation d'un bon/ carte cadeau dans votre établissement
Une fois le client bénéficiaire chez vous, il ne vous restera qu'à rechercher sa facture (en recherchant le nom du client dans Mews).
Vous pourrez ensuite ajouter les éventuels services consommés en complément sur place.
Rechercher vos informations dans Mews :
Pour retrouver une facture liée à un bon cadeau dans Mews, vous pouvez simplement rechercher le code unique du bon cadeau en question dans votre barre de recherche Mews.
En parallèle, dans chaque page de détail de vente dans votre espace Ubiliz, nous vous indiquons les références Mews associées :
Bills ID
Payment ID
Order ID
Number